3-2. 自動返信する
【5】返信メッセージを変更する[ダウンロードファイル]
カタログや CAD(以後、ダウンロードファイルと記載)への引き合いに対する自動返信メッセージを変更することができます。
自動返信画面を表示する
「カタログの自動返信設定」または「CAD の自動返信設定」の「返信メッセージ内容を一覧から選択」をクリックする
ポップアップ画面が表示される
自動返信メッセージを変更したいダウンロードファイルを選択する
【a】 1つのダウンロードファイルの自動返信メッセージを変更する場合
・タイトルをクリックしてダウンロードファイルを選択する
※例としてカタログの一覧を表示しています。
※検索窓に ID・タイトルを入力すると、ダウンロードファイルを絞り込むことができます。
【b】 2 つ以上のダウンロードファイルの自動返信メッセージをまとめて変更する場合
(1) チェックボックスにチェックを入れて複数のダウンロードファイルを選択する、または「すべてチェ
ックを入れる」をクリックしてダウンロードファイルを全選択する
※「すべてチェックを入れる」をクリックし、ダウンロードファイルが全選択されると「すべてチェックを外す」が表示され、選択したダウンロードファイルからチェックを外すことが可能です。
(2) 「返信メッセージ変更」をクリックする自動返信詳細画面に遷移する
メッセージを変更する
メッセージを既に対象のダウンロードファイルに設定済みの場合、設定済みのメッセージ内容が表示されます。未設定の場合は、初期表示で以下メッセージが入力されています。
※2つ以上のダウンロードファイルの自動返信メッセージをまとめて変更する場合は、メッセージは入力されていません。必要に応じてプルダウンから署名を選択する
署名を既に対象のダウンロードファイルの自動返信内容に設定済みの場合、設定済みの署名が初期表示で選択されています。署名が未設定の場合は、初期表示では「未選択」が選択されています。
※2つ以上のダウンロードファイルの自動返信メッセージをまとめて変更する場合、ダウンロードファイルごとに設定されている署名に関わらず、初期表示では「未選択」が選択されています。
※設定した署名は自動返信メッセージの末尾に表示されます。「登録」をクリックする
メッセージが入力されていない場合や、メッセージ内に使用できない文字が含まれている場合、または文字数の上限を超えている等の場合にはエラーメッセージが表示され、「登録」ボタンはクリックできません。自動返信画面に遷移し、「自動返信メッセージの変更が完了しました。」と表示される
【もっと活用!】
・自動返信メッセージの中に「お礼」はもちろん、様々な情報・リンクを盛り込むことで、お客様の興味度を高めることができます。(例:貴社ホームページや他の製品・技術紹介ページへのリンク/カタログやサンプルプレゼントなどの告知/メールマガジン購読やセミナーなどへの案内/「後ほどご連絡を差し上げます」など次のステップへの案内/「詳しくは〇〇部△△までお気軽にお問い合わせください」などの問い合わせ先)
・対象カタログ(または対象 CAD)欄に表示されるダウンロードファイルの編集方法や、公開状態の詳細・設定方法については、「イプロス活用マニュアル 出展・掲載情報管理編」をご覧ください。
【自動返信詳細画面】
■メインメニュー：出展管理画面の左側にあるメニュー一覧を指します。
■サブメニュー：メインメニューの右側にあるメニューを指します。
■登録：自動返信メッセージを編集後、クリックすることで登録が完了します。
■対象カタログ(または対象CAD)：選択したダウンロードファイル情報を表示します。ここで表示される情報は以下の通りです。
・サムネイル画像：カタログのサムネイル画像を表示します。
・ID：選択したダウンロードファイルの ID を表示します。
・タイトル：タイトルをクリックすると、そのダウンロードファイルの登録画面が表示され、編集も行えます。
・公開状態：ポータルサイトと特設サイトでの、そのダウンロードファイルの公開状態を確認できます。
★特設サイトはイプロス販促支援 Next をご契約いただいたサイトでご利用可能で、特設サイトの公開状態はイプロス販促支援 Next のご契約開始後に反映されます。
表示される公開状態の説明を以下に記載します。
・[公開中]・・・ダウンロードファイルが公開されている場合に表示されます。
※公開状態が「公開中」となっていても企業情報の公開設定が公開となっていない場合は、出展ページへ公開されることはありません。
・[非公開]・・・ダウンロードファイルが非公開となっている場合に表示されます。
・[公開予約]・・・ダウンロードファイルの公開期間が未来の日付で設定されている場合に表示されます。
・[公開終了]・・・ダウンロードファイルの公開期間が終了している場合に表示されます。
・最終更新日時：選択したダウンロードファイルが登録、更新された日時を表示します。カタログの自動返信詳細画面にのみ入力欄が表示されます。2,000 文字まで入力でき、機種依存文字・半角カタカナは使用できません。
■自動返信メッセージ(ダウンロード/電子ブック閲覧)：2,000文字まで入力できます。機種依存文字・半角カタカナは使用できません。
※CAD の自動返信詳細画面には「自動返信メッセージ(ダウンロード)」欄のみ表示されます。
■自動挿入：会社名または氏名を自動返信メッセージに自動挿入できます。
「送信先会社名を挿入」または「送信先氏名を挿入」をクリックするとメッセージ欄に「▲▲送信先会社名▲▲」または「▲▲送信先氏名▲▲様」と表示され、送信時には引き合い情報の会社名や氏名に置換されて送信されます。
※「▲」など自動挿入タグの一部を削除すると自動挿入が機能しません。
■署名：署名を選択することができます。
カタログの自動返信詳細画面では、自動返信メッセージ(お問い合わせ)と自動返信メッセージ(ダウンロード、電子ブック閲覧)とで別々の署名を設定可能です。
CAD の自動返信詳細画面では、自動返信メッセージ(ダウンロード)での署名を設定可能です。
※2 つ以上のダウンロードファイルの自動返信メッセージをまとめて変更する場合、画面上部に以下メッセージが表示されます。元々それぞれのダウンロードファイルごとに設定してあった自動返信メッセージはまとめて変更されますのでご注意ください。
※自動返信設定が「OFF」になっている場合、画面上部に「自動返信メッセージは送信されません。送信する場合は自動返信設定を ON に変更してください。」と表示されます。