9-2. 自動メール機能を使用する
★「イプロス販促支援Next集客・育成プラン」にご契約いただいたサイトでご利用いただけます。
自動メール機能は、「イプロス」または「イプロスものづくり」で公開している製品・技術・サービスからメール文面を自動生成して、原稿作成の手間なく顧客に定期的なメール配信が行えます。また、「2024/12/1から2024/12/31まで、毎週月曜日に配信する」など、配信期間・曜日・配信頻度を設定して配信することができます。
自動メールを作成するためには、「自動メールテンプレート」の設定が必要です。
自動メールテンプレートは1つのみ設定できます。そのため、配信予約後にテンプレートを変更すると、配信予約時のテンプレートではなく、変更後のテンプレートが適用され、メールが配信されます。
また、前日(土日祝含む)までに配信設定することで、翌日配信が可能です。予約の解除や内容の編集についても、配信日の前日までに設定をお願いします。
※メール配信時間を指定することはできません。
【1】自動メールテンプレートを作成する
1. メール配信メニューを表示する
2. 「自動メールテンプレート設定」をクリックする
3. 自動メールテンプレート登録画面に遷移する
※既に自動メールテンプレートを設定している場合は、「自動メールテンプレート設定」画面に遷移します。
4. 各項目を入力する
【項目説明一覧】
■メール件名（必須）：128文字まで入力できます。また、任意の項目を自動的に挿入できる自動挿入機能があります。
■メール本文（必須）：20,000文字まで入力できます。メール本文には必ず「送信者の情報」を入力してください。また、任意の項目を自動的に挿入できる自動挿入機能があります。
■メール配信停止文：メール本文の最後に挿入されます。デフォルトで以下文章が入力されており、配信停止文を編集できます(510文字まで入力可能)。
また、配信停止・受信拒否の案内は必ず入力してください。自動的に配信停止を受け付けるには、必ず配信停止用のURL「▲▲配信停止URL▲▲」を記述してください。※「▲」など自動挿入タグの一部を削除すると、自動挿入されません。
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※本メールマガジンの配信をご希望されない方は、下記URLへアクセスし配信停止のお手続きを行ってください。配信停止完了まで、システム上最大3日ほどいただく場合がございます。予めご了承ください。
▲▲配信停止URL▲▲
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■製品自動抽出条件：「イプロス」「イプロスものづくり」に公開している貴社の製品・技術・サービスから、上位5つの製品・技術・サービスが自動でメール本文中に挿入されます。その選択条件を以下から1つ選択できます。
■送信元アドレス（必須）：送信者のメールアドレス(貴社のメールアドレス)を入力できます。送信先への到達率を上げるために、SPF等の送信ドメイン認証を設定したメールアドレスの使用を推奨します。
■送信元名：送信者として表示する名称を入力できます(例：○○株式会社 メールマガジン)。
■返信先アドレス：返信があった場合の返信先アドレスを指定できます。指定しない場合は「送信元アドレス」に返信されます。
■返信先名：返信先として表示する名称を入力できます。
◆1. メール件名、本文の自動挿入機能について
メール件名、メール本文の入力欄には、任意の項目を自動的に挿入できる自動挿入機能があります。
自動挿入機能を使うと、送信先ごとに宛名を入れてメールを配信したり、配信日や製品名を表示させたりすることができます。
自動挿入機能の使用方法は、以下の通りです。
(1)「【○○】を挿入」をクリック
※例としてメール本文の入力欄を表示しています。
(2)入力欄に「▲▲【○○ (例：送信先会社名)】▲▲」と表示される
配信時には、顧客一覧またはスマートリストに登録のあるメールアドレスに紐づいている顧客情報や、実際の配信日、製品名などに置換されて送信されます。
【ここに注意！】
・「▲」など、自動挿入タグの一部を削除すると自動挿入が機能しません。挿入された自動挿入タグの状態のまま件名または本文を作成し、登録してください。
・挿入文「▲▲送信先氏名▲▲様」を入れた際は、顧客情報の状態によって以下のように表示します。
a. 顧客の名が不明（空欄）の場合：姓+様
b. 顧客の姓名ともに不明（空欄）の場合：様のみ表示
5. 「登録する」をクリックする
※途中保存はできません。登録後に変更してください。
6. 自動メールテンプレート設定画面に遷移し、「登録が完了しました。」と表示される
【ここに注意！】
メール内にPDFのURLを設定すると、顧客のメール受信環境によって、一度のURLクリックで数十回クリックしたと、クリック数がカウントされる現象が発生してしまう場合があります。
メール内URLのクリック数を正常にカウントするには、PDFを画像などPDF以外のURLで設定していただくか、PDFのダウンロードページのURLを設定してください。
【2】自動メールテンプレートの内容を変更する
テンプレートは1つのみ設定が可能です。配信予約後にもテンプレートの変更が可能ですが、変更すると配信予約時のテンプレートではなく、変更後のテンプレートが適用され、メールが配信されますのでご注意ください。変更方法は以下の通りです。
1. メール配信メニューを表示する
2. 「自動メールテンプレート設定」をクリックする
3. 自動メールテンプレート設定画面に遷移する
4. 「変更する」をクリックする
5. 自動メールテンプレート登録画面に遷移する
6. メール件名、本文など任意の項目の加筆・修正を行う
7. 「登録する」をクリックする
8. 自動メールテンプレート設定画面に遷移し、「登録が完了しました。」と表示される
【3】自動メール作成画面の見方
1. メール配信メニューを表示する
2. 「自動メール作成」をクリックする
自動メールを作成するためには、「自動メールテンプレート」の設定が必要です。「自動メールテンプレート」の設定をしていない場合、以下画面が表示されます。
3. 自動メール作成画面が表示される
【機能説明一覧】
■スマートリストの選択/確認：作成したスマートリストをプルダウンから選択できます。また、「スマートリスト確認」をクリックすると顧客一覧画面が表示され、スマートリストの顧客を確認することができます。
■配信日追加：配信開始日、終了日、配信曜日、配信間隔を設定し、メールをまとめて作成することができます。
■業界：配信するサイトを選択できます。
「イプロス」の自動メール作成画面では、「イプロスサイト」「特設サイト」のどちらかを選択でき、「イプロスものづくり」の自動メール作成画面では、「ものづくりサイト」「特設サイト」のどちらかを選択できます。
■削除：任意の配信日のメール配信予約を解除することができます。
■メールの選択：任意の配信日のメールを削除する際に使用します。
■配信日：配信日を表示します。カレンダーアイコンをクリックし、カレンダーから日付を選択することで、配信日を変更することもできます。
※サイトのメンテナンス等で希望の配信日で配信予約を行えない場合があります。配信日にメール配信予約不可の日付が選択されている場合、「確定する」をクリックした際に「入力された配信日は指定できません。」と表示されます。
■掲載製品：PRしたい製品・技術・サービスページをプルダウンから選択できます。
■テスト配信：テスト配信を行えます。
■詳細：配信日ごとに個別の設定を行えます。
■確定：「確定する」をクリックすると自動メールの配信設定が完了します。